Organiser et suivre les journées
Le planning et le suivi des chauffeurs, reliés au terrain
ENCOCHE permet au bureau d’organiser les journées et les missions, et aux chauffeurs de déclarer leur prise de poste et leurs imprévus. Le tableau Suivi & bilans rassemble ensuite les journées par période, sans devoir ouvrir chaque fiche individuellement.
Découvrir ENCOCHE en démonstrationPréparer les journées et les missions
Le bureau autorisé crée une journée avec une date, un chauffeur et des horaires prévus. Il peut ajouter plusieurs missions et consulter le calendrier en vue Jour, Semaine ou Mois.
Le chauffeur retrouve les journées qui lui sont attribuées. Il ne réorganise pas lui-même les affectations du secrétariat. Des bons de transport signés peuvent être rattachés aux journées et aux missions pour retrouver les documents correspondants.
Distinguer la prise de poste des imprévus
Le chauffeur peut confirmer sa prise de poste et ajouter une observation. Un bouton dédié permet de signaler une intempérie, une panne, un chantier inaccessible ou un autre imprévu, avec l’heure de l’événement et, si nécessaire, la mission et l’heure de reprise.
Plusieurs événements peuvent être déclarés dans une même journée. Une intempérie ne transforme pas automatiquement une prise de poste confirmée en absence : les deux informations restent indépendantes. Le bureau dispose d’une indication interne pour retrouver les nouveaux signalements.
Comprendre la période avec Suivi & bilans
L’administrateur et le secrétariat autorisé peuvent filtrer une journée, une semaine ou un mois, pour tous les chauffeurs ou un chauffeur précis. Les indicateurs distinguent les journées planifiées, les réponses OUI, les réponses NON, les confirmations en attente et les journées avec imprévus.
Une journée avec plusieurs signalements ne compte qu’une fois dans l’indicateur des journées perturbées. Les résumés par chauffeur donnent accès aux fiches existantes et à leur historique, dans le seul périmètre de l’entreprise.
Le parcours, concrètement
- Le bureau prépare la journée et ses missions.
- Le chauffeur consulte son planning et déclare sa prise de poste.
- Il signale les imprévus sans effacer sa déclaration initiale.
- Le bureau consulte les événements et les bilans de la période.
Les points à connaître
ENCOCHE suit-il la position GPS des chauffeurs ?
Non. Le suivi présenté ici concerne le planning, les déclarations et les événements renseignés. Il ne constitue pas une géolocalisation en temps réel ni un outil d’optimisation automatique des tournées.
Les indicateurs calculent-ils les heures réellement travaillées ?
Non. Les horaires prévus et une réponse OUI ou NON ne calculent pas automatiquement une durée de travail réelle. Une déclaration NON ou une confirmation en attente ne vaut pas une absence administrative officiellement confirmée.
Échangeons sur l’organisation de vos chauffeurs
Indiquez qui prépare les missions et comment les informations reviennent du terrain. La démonstration permettra de parcourir ce fonctionnement.
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